💼 AI化の現在地
事務職はAIによる業務効率化の恩恵を最も即座に感じられる職種です。メール作成、議事録要約、データ入力、書類作成といった定型業務の多くをAIが代行・補助できるようになっています。
Microsoft 365 CopilotやGoogle Workspace AIの登場により、普段使っているツールの中でAIを活用できる環境が整いつつあります。特別なスキルがなくても、すぐに業務効率化を実感できる段階に入っています。
🛠 AI活用が進む主要領域
1. 文書作成: メール文面、社内文書、報告書の作成をAIが支援。定型文のテンプレート化から個別最適化まで。
2. 情報整理: 議事録の要約、大量のメール整理、情報の分類・タグ付けをAIが自動化。
3. データ処理: Excel/スプレッドシートのデータ入力・クリーニング・集計をAIが効率化。
4. コミュニケーション: 翻訳、FAQ対応、スケジュール調整などをAIが代行。
メール文面作成
社内外のメール文面を用途・相手に応じて自動生成。敬語レベルの調整、返信文の作成、催促メールなどパターン別に対応。
議事録要約
会議の録音や書き起こしテキストから、要点・決定事項・アクションアイテムを自動抽出。配布用の議事録を即座に作成。
スケジュール調整
複数人のスケジュール調整メールの作成、会議室予約の最適化、リマインドメールの自動生成をAIが支援。
データ入力/整理
Excelやスプレッドシートのデータクリーニング、フォーマット統一、集計・グラフ化をAIがサポート。関数作成も自動化。
社内FAQ対応
よくある質問への回答を自動生成。社内規程、手続き方法、システム操作方法などの問い合わせ対応を効率化。
書類テンプレート作成
社内申請書、報告書、通知文書などの定型書類テンプレートを自動生成。過去の書類を参考にした最適なフォーマットを提案。
翻訳
ビジネス文書、メール、マニュアルの多言語翻訳。文脈に応じた自然な訳文と、専門用語の正確な翻訳をAIが提供。
メール作成、議事録要約、文書作成など事務業務全般に活用できる汎用AIアシスタント。自然な日本語での対話で、特別なスキル不要で即活用可能。
Word、Excel、Outlook、Teamsに統合されたAI機能。普段のOffice作業の中でシームレスにAIを活用。文書作成、データ分析、メール管理を効率化。
Gmail、Google Docs、Sheets、SlidesにGemini AIが統合。メール下書き生成、文書要約、スプレッドシートの分析をGoogleツール内で完結。
高精度AI翻訳ツール。ビジネス文書に特化した自然な訳文が強み。専門用語の辞書登録、フォーマル/カジュアルのトーン調整に対応。
✉ ビジネスメール作成プロンプト
📝 議事録要約プロンプト
📊 Excel関数作成プロンプト
体験フェーズ
- ChatGPT / Claudeでメール文面の作成を試してみる
- 議事録の要約を依頼して品質を確認する
- DeepLで英文メールの翻訳を試す
- AIへの指示の出し方（プロンプト）の基本を覚える
日常組み込みフェーズ
- 毎日のメール作成にAIを標準活用
- 会議の都度、議事録作成にAIを使用
- Excelの関数やデータ整理でAIに相談する習慣をつける
- よく使うプロンプトをテンプレートとして保存する
効率化推進フェーズ
- M365 Copilot / Google Workspace AIを業務に導入
- 定型業務の自動化ワークフローを構築する
- 社内FAQ対応のAI化を提案・実施
- チーム内でAI活用のナレッジを共有する
DX推進フェーズ
- 部署全体のAI活用ガイドラインを策定
- 業務プロセスの見直しとAI最適化
- 新入社員向けAI活用研修の企画・実施
- 業務効率化の成果を数値で可視化し経営層に報告